Tällä sivulla informoidaan henkilötietojen tietosuojasta niitä rekisteröityjä, joiden tietoja tallennetaan esimerkiksi Metsäteho Oy:n yksin tai muiden tahojen kanssa järjestämien tilaisuuksien tai yhteistyöhankkeiden ja projektien yhteydessä (1). Informointi koskee myös Metsätehon uutiskirjeen (Kuulumisia Metsätehosta) tilaajia (2).
Tietoja kerätään ja säilytetään vain ja sen aikaa, kun tietojen käsittelylle ja hallinnalle on tarve tai muu syy (esimerkiksi projektihallinto, jatkuvaluonteinen yhteistyö). Käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679). Lähtökohtaisesti tiedot on suojattu ja niiden käsittelyyn osallistuvat vain tarvittavat asianosaiset henkilöt.
Rekisterinpitäjä
Metsätehon tietosuojaan ja rekisteröityjen oikeuksia koskevissa kysymyksissä pyydämme ottamaan yhteyttä: Juha-Antti Sorsa (040 754 3134) tai sähköpostilla [email protected] Postiosoite: Vernissakatu 1, 01300 Vantaa.
Käsiteltävät tiedot
(1) Käsittely perustuu yleensä Metsätehon yhteistyöhankkeiden tai tapahtumien yhteydenpitoon ja viestintään. Tietojen kokoamisesta ja hallinnasta vastaavat ne tahot, jotka työssään tietoja tarvitsevat. Tiedot saadaan yleensä suoraan rekisteröidyiltä. Osa voidaan saada muilta yhteistyötahoilta. Tietoja ovat yleensä henkilön nimi ja yhteistyötaho sekä sähköposti. Muita tietoja saattavat olla nimike, puhelinnumero tai postiosoite.
(2) Rekisterissä käsitellään uutiskirjeen tilaajien henkilötietoja (sähköposti; sekä etunimi, sukunimi ja organisaatio, jos annettu). Rekisteritietojen käyttötarkoitus on lähettää uutiskirjeitä sekä mahdollistaa yhteydenotot postituslistalle liittyneisiin. Uutiskirjeen tilaajalistalle liittyminen edellyttää sähköpostin antamista. Rekisterin tiedot saadaan henkilöiden liittyessä uutiskirjeen tilaajiksi tai esimerkiksi henkilön työnantajan yhteyshenkilöltä (osakkaat). Rekisterinpitäjä voi lisätä toimijapiiriin kuuluvan tiedot rekisteriin, mutta silloinkin asiasta ilmoitetaan ja lisäämistä on oikeus vastustaa (oikeutettu etu). Muutoin oikeusperusteena on suostumus, kun henkilö liittyy tai liitetään uutiskirjelistalle.
Tietojen säilytys
Tietoja ei lähtökohtaisesti säilytetä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Joidenkin palveluiden palvelimet voivat sijaita EU:n ulkopuolella, mutta tällöinkin käytetään palveluita, jotka ovat liittyneet Privacy Shield -järjestelmään, jossa olevien yritysten katsotaan täyttävän EU:n tietosuoja-asetuksen kriteerit. (MailChimp Privacy Policy, Surveymonkey Privacy Policy ( luku 10), Google Privacy Shield.)
(1) Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään tarvittava aika. Tiettyjen pienimuotoisten yhteistyökokousten tai suunnittelun kohdalla tarve voi olla tilapäistä. Taas esimerkiksi tutkimusprojekteihin ja -hankkeisiin osallistuneiden henkilöiden tietoja säilytetään tutkimusprojektihallinnon mukaisesti pidempään. Moniin tahoihin pidetään yhteyttä jatkuvaluonteisesti, minkä vuoksi tietoja voidaan säilyttää oletetun yhteydenpidon ja viestinnän ajan. Käytössä olevat ulkopuoliset palvelut ovat yleisesti Google (Forms) ja SurveyMonkey.
(2) Tietoja säilytetään niin kauan kuin uutiskirje tai sitä vastaava palvelu on toiminnassa. Mikäli uutiskirje siirretään toiseksi palveluksi, myös tilaajien tiedot voidaan siirtää uuteen palveluun. Rekisteröity voi poistua oma-aloitteisesti tilaajalistalta uutiskirjeen alalaidan linkin kautta tai ilmoittamalla rekisterinpitäjälle. Käytössä oleva palveluntarjoaja on Mailchimp.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevat tiedot ja niissä olevien mahdollisten epätarkkuuksien tai virheiden oikaisemisen. Rekisteröity voi myös pyytää poistamaan tietonsa, huomioden kuitenkin tietojensa säilytyksen tarkoituksen ja sitä kautta tulevan säilytysajan.
(2) Uutiskirjeen tilaaja voi itse poistua uutiskirjelistalta tai päivittää häntä koskevat tiedot jokaisesta uutiskirjeestä löytyvän linkin kautta.
Tietojen suojaus
Yhteystietojan sisältävät tiedot on lähtökohtaisesti suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja niiden hallinnassa noudatetaan hyvää tietoturvakäytäntöä.
Päivitetty 13.2.2019